Inadimplência em clínica particular: onde ela nasce

A inadimplência da clínica particular raramente aparece como um paciente que sumiu com a dívida. Aparece como um relatório de contas a receber que ninguém abre há três meses, com R$ 40 mil parados em cobranças de mais de 90 dias que, na prática, ninguém vai cobrar.

O dinheiro não foi roubado. Ele foi emprestado — sem contrato, sem juros e sem análise — por decisões tomadas no balcão da recepção, cada uma em trinta segundos.

Ela nasce no balcão, não no paciente

Onde a inadimplência de clínica costuma começar:

• O procedimento de R$ 3.200 parcelado em seis vezes no boleto da própria clínica, porque "no cartão o paciente não tem limite".
• O "pago na próxima consulta" autorizado pela recepcionista para não constranger ninguém na frente da sala de espera.
• O retorno cobrado em alguns casos e não cobrado em outros, sem regra escrita. Ninguém sabe o que está em aberto porque ninguém sabe o que deveria ter sido cobrado.
• A conta fechada no fim do mês para o paciente recorrente, que virou um extrato informal administrado à mão.

Nenhuma dessas decisões é má-fé. Todas são a mesma coisa: a clínica assumindo função de banco sem ter nem a estrutura nem o apetite para isso.

A conta que quase ninguém faz

Exemplo hipotético. Clínica com faturamento de R$ 280 mil por mês e 6% disso em aberto acima de 30 dias: R$ 16,8 mil entrando na fila de cobrança todo mês. Se metade virar perda ao longo de um ano, são R$ 100 mil que não voltam.

O custo maior, porém, não é o valor perdido. É a secretária gastando 4 horas por semana ligando para cobrar — 16 horas por mês, quase dois dias inteiros de trabalho, feitos por alguém contratado para preencher agenda. Esse tempo tem preço e não aparece em lugar nenhum da DRE.

Compare com a alternativa: passar o mesmo procedimento em link de pagamento com antecipação custa entre 2,5% e 3,5% do valor. Nos R$ 3.200 do exemplo, R$ 112 na faixa alta. É caro? É bem mais barato que seis boletos, dois telefonemas de cobrança e o risco de nunca receber a quinta parcela.

Pagar 3% para não virar banco é uma das compras mais baratas que uma clínica particular faz.

Quatro decisões que mudam o número

Escrever a política de pagamento e colá-la na recepção. Quando cobrar, o que se aceita, o que não se aceita, quem pode abrir exceção. Enquanto a regra estiver só na cabeça do médico, cada pessoa da recepção aplica uma versão diferente — e todas com boa intenção.

Tirar o parcelamento próprio da mesa. Parcelamento continua existindo: no cartão, no link, na maquininha, com o risco na instituição financeira. A clínica cobra à vista e recebe à vista, mesmo quando o paciente paga em dez.

Cobrar sinal em procedimento agendado. Algo entre 20% e 25% do valor, no ato da marcação. Resolve duas coisas ao mesmo tempo: inadimplência e falta. Paciente que deixou sinal aparece.

Olhar o contas a receber toda semana, por idade. Não o total — as faixas: 0 a 30 dias, 31 a 60, 61 a 90, acima de 90. Dívida de 30 dias se recupera com uma mensagem educada. Dívida de 120 dias já é outro assunto, e a diferença entre as duas é só o tempo que se levou para olhar.

O que não se sabe

Até onde conseguimos verificar, não existe número público confiável de inadimplência em clínica particular no Brasil. O que circula são índices de glosa e atraso de operadora, que medem outra coisa. Desconfie de qualquer texto — este incluído — que lhe apresente uma "média do setor" para esse indicador. Use o seu próprio número do mês passado como ponto de partida e compare com o deste mês.

A ação desta semana

Puxe o relatório de contas a receber e separe em quatro faixas de idade. Some cada faixa. Se você não consegue puxar esse relatório em menos de dez minutos, esse é o primeiro problema a resolver — e ele costuma se resolver quando o financeiro sai da planilha e vai para um sistema financeiro que conversa com a agenda.

Depois, escolha a faixa de 31 a 60 dias e mande uma mensagem para cada pessoa dela. É a faixa com melhor recuperação e a que ninguém cobra, porque ainda parece recente. Se quiser enxergar onde mais o caixa está vazando, o diagnóstico de gestão cobre os outros pontos.